忙碌的厂长 厂长是光明食品公司江南分厂的厂长。早晨 7 点,当厂长驱车上班时,他的心情特别好,因为最近的生产率报告表明,由于他的精心经营,他管辖的江南分厂超过了公司其他两个分厂,成为公司人均劳动生产率最高的分厂。昨天,厂长在与其上司的通话中得知,他的半年绩效奖金比去年整整翻了两倍! 厂长决定今天要把手头的许多工作清理一下,像往常一样,他总是尽量做到当日事当日毕。除了下午 3 点 30 分有一个会议外,今天的其他时间都是空着的,因此,他可以解决许多重要的问题。他打算仔细审阅最近的审计报告并签署他的意见,并仔细检查工厂 TQM 计划的进展情况。他还打算计划下一年度的资本设备预算,离申报截止日期只有 10 天时间了,他一直抽不出时间来做这件事。厂长还有许多重要的事项记在他的 “ 待办 ” 日程表上:他要与副厂长讨论几个员工的投诉;写一份 10 分钟的演讲稿,准备在后天应邀的商务会议上致辞;审查他的助手草拟的贯彻食品行业安全健康的情况报告。 厂长到达工厂的时间是 7 点 15 分,还在走廊上,就被会计给拦住了。厂长的第一个反应是:她这么早在这里干什么 ? 告诉他负责工资表制作的昨天没有将工资表交上来,昨天晚上她等到 9 点,也没有拿到工资表,今天实在没办法按时向总部上报这个月的工资表了。厂长作了记录,打算与工厂的总会计师交换一下意见,并将情况报告他的上司 —— 公司副总裁。厂长总是随时向上司报告任何问题,他从不想让自己的上司对发生的事情感到突然。 最后,厂长来到办公室里,打开计算机,查看了有关信息,他发现只有一项需要立即处理。他的助手已经草拟了下一年度工厂全部管理者和专业人员的假期时间表,它必须经厂长审阅和批准。处理这件事只需 10 分钟,但实际上占用了他 20 分钟的时间。 接下来要办的事是资本设备预算。厂长在他的电脑工作表,开始计算工厂需要什么设备以及每项的成本是多少。这项工作了 1/3 ,厂长便接到工厂副厂长打来的电话。电话中说在夜班期间,三台主要的输送机有一台坏了,维修工要修好它得花费 5 万元,这些钱没有列入支出预算,而要更换这个系统大约要花费 12 万元,厂长知道,他已经用完了本年度的资本预算。于是他在 10 点安排了一个会议,与工厂副厂长和总会计师研究这个问题。 厂长又回到他的工作表,这时工厂运输主任突然闯入他的办公室,他在铁路货车调度计划方面遇到了困难,经过 20 分钟的讨论,两个人找到了解决办法。厂长把这件事记下来,要找公司的运输部长,好好向他反映一下工厂的铁路货运问题,什么时候公司的铁路合同到期及重新招标? 看来打断厂长今天日程的事情还没有完,他又接到公司总部负责法律事务的职员打来的电话,他们需要数据来为公司的一桩诉讼辩护,因为分厂的一位员工由于债务问题向法院起诉公司。厂长把电话转接给人力资源部。这时,厂长的秘书又送来一大叠信件要他签署。突然,厂长发现 10 点到了,总会计师和副厂长已经在他办公室外面等侯。 3 个人一起审查了输送机的问题并草拟了几个选择方案,准备将它们提交到下午举行的例行会议上讨论。现在是 11 点 5 分,厂长到他的资本预算编制,就又接到公司人力资源部部长打来的电话,对了半小时向他说明公司对即将与工商所举行的谈判策略,并征求他特别是与江南分厂有关问题的意见。挂上电话后,厂长下人力资源部部长办公室,他们就这次谈判的策略交换了意见。厂长的秘书提醒他与地区另一家公司的领导约定共进午餐的时间已经过了,厂长赶紧开车前往约定地点,好在不过迟到了 10 分钟。 下午 1 点 45 分,厂长返回他的办公室,工厂工长已经在那里等着他。两个人仔细检查了工厂布置的调整方案以及周边环境的绿化等工作要求。会议的时间持续得较长,因为中间被三个电话打断。到 3 点 35 分时,厂长和工厂副厂长穿过大厅来到会议厅。例行会议通常只需要 1 个小时,不过讨论工人工资和利益分配以及输送系统问题的时间拖得很长。这次会议持续了 3 个多小时,当厂长回到他的办公室时,他已经精疲力竭了。 12 个小时以前,他还焦急地盼望着一个富有成效的工作日,现在一天过去了,厂长不明白: “ 我完成了哪件事 ?” 当然,他知道他干完了一些事,但是本来有更多的事他想要完成的。是不是今天有点特殊 ? 厂长承认不是的,每天开始时他都有着良好的打算,而却不免感到有些沮丧。他整日就像置身于琐事的洪流中,中间被经常不断地打断。他是不是没有做好每天的计划 ? 他说不准。他有意使每天的日程不要排得过紧,以使他能够与人们交流,使得人们需要他时,他能抽得出时间来。但是,他不明白是不是所有管理者的工作都经常被打断和忙于救火,他能有时间用于计划和防止意外事件发生吗 ?